profilo social

I vantaggi del profilo social in azienda

Ancora mi domando come sia possibile che le aziende abbiano moltissimi strumenti informatici e nessuno strumento per creare il profilo personale nella intranet. Io credo che il profilo utente dovrebbe essere il centro di tutte le attività lavorative aziendali. Tutte le aziende dai 10 dipendenti in su dovrebbero averlo, prima di qualsiasi altro strumento che sia appena un po’ più evoluto della condivisione delle cartelle.

Una directory

Il profilo social è innanzitutto uno strumento per dire chi sei, come ti chiami, dov’è la tua scrivania e qual è il tuo numero di interno. Così tutti possono rintracciarti.

Ansando appena un po’ più oltre si può inserire il ruolo e la posizione nell’organigramma. Questo diventa subito utile ai nuovi arrivati per sapere chi si occupa di che cosa.

Fino a questo punto è una semplice directory, una rubrica di nomi che può facilmente essere cartacea (e spesso lo è).

Ma il profilo può contenere anche qualche informazione in più, come ad esempio una lista di competenze che l’utente si autoattribuisce o che gli altri utenti gli attribuiscono. Diventano una sorta di attributi che la persona si porta a dietro: se hai bisogno di qualcuno che sappia di… rivolgiti a… Ma è anche un modo per far sentire a una persona che è importante per quello che fa e per quello che sa. In questo senso il modello di skill endorsement (segnalazione delle competenze) di Linkedin è veramente interessante e ben fatto.

E’ un metodo semplice ed efficace per costruire la matrice delle competenze che piace tanto agli amanti dell’organizzazione, ma che facilmente fallisce per la difficoltà a tenerla aggiornata e completa.

Connessioni tra le persone

Se ci fermassimo qui il profilo sarebbe già uno strumento utile, ma non sarebbe certo una novità.

E’ il quel “social” che mette in mostra i vantaggi.

Come gli strumenti “social” più famosi ci hanno abituati, il profilo deve potersi connettere agli altri tramite il sistema dell’“amicizia” o del “seguire” qualcuno. Sono due approcci diversi per creare dei legami tra le persone. Con il sistema dell’“amicizia” (friend) le persone entrano in relazione reciproca bidirezionale, io segue te e tu segui me; mentre il sistema del “seguire” (follower) consente legami monodirezionali, io posso seguire te, ma tu non devi necessariamente seguire me.

Questi collegamenti tra le persone consentono di raggruppare le persone che lavorano insieme, creando delle comunità di utenti spontanee che consentono di capire come l’azienda funziona (vedi in proposito la social network analysis): non è detto che quello che ha il ruolo di manager sia anche il leader.

Ora abbiamo uno strumento che inizia ad essere veramente interessante, perché su questa struttura si possono attivare tutta una serie di strumenti che lo rendono sempre più potente.

La bacheca

I vari social network la chiamano in diversi modi (status update), il concetto è di avere uno strumento per comunicare brevemente agli altri quello che si sta facendo e quindi grazie al meccanismo delle amicizie restare aggiornati su ciò che sta accadendo attorno a noi.

Una piccola evoluzione di questo meccanismo consente ad altri di commentare il nostro “aggiornamento” in modo da avviare una conversazione.

A cosa serve tutto ciò? Per esempio. Immaginiamoci di avere un dubbio, una domanda, un problema. Lo scriviamo nel nostro status update, tutte le persone collegate con noi lo leggono, probabilmente qualcuno avrà la risposta o almeno potrà fornirci una qualche indicazione per scovare la soluzione. Oppure condividiamo un aggiornamento in cui diciamo che stiamo facendo un certo lavoro o che stiamo lavorando per un cliente, qualcun’altro potrebbe essere interessato e contattarci.

La cosa bella è che tutti questi aggiornamenti non si disperdono nel vento, ma possono essere storicizzati e ritrovati successivamente, nel caso fosse necessario. Volete sapere cosa avete fatto settimana scorsa? Il mese scorso? Quando è stato fatto un determinato lavoro? Da chi?

I nostri contributi

Usato insieme ad altri strumenti di condivisione il profilo diventa il centro delle interazioni all’interno dell’azienda. E’ stato pubblicato post sul blog aziendale? In un forum di discussione interna? E’ stato condiviso documenti nella intranet o nel sistema di document management?

Le attività sono tracciate e nel profilo di ciascun utente ritroviamo i contributi che ha condiviso diventando così a poco a poco il riferimento per gli argomenti su cui realmente ha lavorato, non su quelli su cui qualcuno in qualche altro ufficio ritiene che sia esperto.

Molti strumenti consentono inoltre di dimostrare il proprio apprezzamento per i contributi più interessanti attraverso il sistema della votazione (i lettori possono dire che il contributo gli piace e quanto) o di mettere in comunicazione l’autore con i propri lettori (i lettori possono aggiungere commenti e domande ai contributi, sviluppando una discussione interno all’argomento del documento).

Social bookmarking

Un applicazione interessante di questa forma di condivisione è quella di condividere i propri bookmark con i propri “seguaci”; un esperto di una determinata materia condividerà i link ai siti migliori e più interessanti sull’argomento, perciò chi cerca informazioni anziché girare per internet alla ricerca di informazioni non dovrà fare altro che andare a vedere nei preferiti dell’esperto.

Anche in questo caso la votazione e i commenti permettono di dare maggiore risalto ai link più interessanti.

Le nuove risorse umane

A un certo punto sarà necessario fare una valutazione del personale, il profilo costituisce un ausilio in questa fase, un ausilio basato su fatti reali non su giudizi dell’ultima ora, ma su tutta l’attività svolta. Gli aggiornamenti di stato, l’attività di condivisione e generazione di contenuti sono una valida base per valutare le persone, gli apprezzamenti ricevuti dai colleghi e collaboratori sono un ulteriore aiuto nella valutazione, ma sono anche un forte incentivo a fare sempre meglio.

Conclusioni

Lo strumento “profilo” all’interno dell’azienda è un punto di collegamento non solo tra le persone ma anche tra le persone e i contenuti e viceversa: un primo strumento per sviluppare la gestione della conoscenza aziendale.