Trovare i documenti con strumenti social

Trovare i documenti redatti all’interno di un’azienda in ambienti complessi può diventare complesso con gli strumenti tradizionali, quali sono le alternative?

Ogni azienda ha il suo  sistema per trovare i documenti che vengono elaborati al proprio interno. In quelle più piccole molto probabilmente è una struttura logica delle cartelle, magari coadiuvata dal sistema di ricerca fornito dal sistema, in quelle più organizzate può essere un vero e proprio motore di ricerca.

Finché i documenti sono in un numero limitato risulta piuttosto facile trovare quello a cui si è interessati, ma quando il numero cresce per trovare quello che interessa può essere un vero problema, che può far perdere diverso tempo.

Il sistema di ricerca del server aiuta, basta ricordarsi qualche parola chiave nel titolo del documento o nel suo testo. Ma se i documenti tra cui cercare sono veramente tanti, anche il motore di ricerca può essere inadeguato perché il numero di risultati può nascondere il file cercato. E allora?

Alcuni motori di ricerca fanno un lavoro superbo nell’indicizzare i documenti: titolo, tipo, data di creazione e dell’ultima modifica, autore, testo; sono tutti parametri che sono utilizzati per cercare di restituire i risultati della ricerca in un ordine che possa aiutare a trovare il famoso ago nel pagliaio.

Negli ultimi anni tuttavia nuovi strumenti si sono affiancati al sistema classico di ricerca, sono strumenti che affondano le proprie ragioni d’essere nell’idea stessa di “social” che caratterizza questo periodo della tecnologia.

In pratica un documento non esiste solo come un pugno di parametri statici che lo descrivono (titolo, testo, data, autore, ecc. appunto), ma è anche caratterizzato dall’attività che ruota intorno ad esso.

Ad esempio. Quante volte il documento è stato aperto? Modificato? Chi lo ha creato? Chi lo ha letto? E poi è possibile che abbia avuto dei commenti, o magari che sia stato citato in un altro documento. Addirittura le persone che hanno in qualche modo interagito con esso ne caratterizzano l’importanza. Chi sono? Esperti? Quanti sono? E così via.

Il risultato della ricerca di un documento perciò è dinamico, varia nel tempo e con la storia dei documenti nel “contenitore” e perfino delle persone stesse che hanno interagito con essi e della persona che sta compiendo la ricerca.

Un motore di ricerca dotato di strumenti social consente di dare maggiore spessore alla qualità delle ricerche e porre i documenti più utili, più consultati in cima ai risultati e dunque più immediatamente identificabili.

Per fare ciò però è necessario abbandonare l’idea di “contenitore di documenti”, per passare a quella di “contesto dei documenti”.

Un lavoro non è solo un blocco di fogli di carta, ma il risultato dell’interazione di diverse persone, grazie a questa interazione il documento assume una forma ed un contesto nuovi, ha delle relazioni con altri documenti (testo, immagini, filmati, link, ecc.)  e con le persone che gli ruotano intorno (autori, lettori, contributori).

Ogni azienda può organizzarsi in maniera differente, il numero di strumenti che facilitano le ricerche e l’interazione è grande e cresce di giorno in giorno, ma è necessario tenere presente, con il crescere delle dimensioni della struttura, che dotarsi di mezzi che creino nuovi legami tra le persone e con il lavoro svolto consente di non perdere per strada la conoscenza che si sviluppa al proprio interno e conquistata con fatica.

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